ETDs—Review, Decide, and Deliver

Reviewing an ETD
Registering your decision
Revisions and changes
Delivery to ProQuest

Reviewing an ETD

With a list displayed, click the title of the ETD you want to review. A page displays showing details for that ETD, along with a menu of actions and options titled Manage this ETD.

View ETD details

Scan the details to make sure there are no inaccuracies or other errors.
Click the View ETD link to display the dissertation or thesis PDF.
Click Revise details in the menu to make changes to detail information.

Assign administrator

Select an administrator to review the ETD.

Add notes

Enter any information that may be important for anyone—including yourself or other administrators—to see during the submission and publishing process.

Edit tags

Create new tags for, or associate existing tags with this submission. Tags are useful for organizing and viewing ETDs by administrators.

Save XML file

Save a copy of the dissertation and thesis metadata (student name, title, subjects, etc.) in an XML file.

View checklist

Complete each item in the checklist to ensure your institution's requirements are met.

Add notes as needed.
Save Changes when you update the checklist.

Registering your decision

Register decision

After reviewing the ETD details and completing the checklist, you can register your decision about what happens next. Click the Register decision link.

Select your decision from the drop-down.

Accept — Everything is in order and correct. The submission is Ready for Delivery to ProQuest.
Major Revisions Required — The student needs to make major changes to their submission. For example, the PDF may be missing pages or include a signed signature sheet.
Minor Revisions Required — The student needs to make minor corrections to their submission.

Click Go to fill in a default email message for the decision you select.
Choose who you want the message to go to.
Edit the email message as desired, including any necessary revisions you want the student to make to their submission. Click Reset to Default to start over.
If needed, click Add Attachment to send a file with your message.
Click Register Decision to complete your decision.

Withdraw this submission

Withdraw permanently removes a submission. This is rarely used by administrators, however, you may decide to select Withdraw to remove a duplicate submission.

View decisions

You can view a list of all decisions made about this ETD, including these details:

Date each decision was made
Decision rendered
Name of the administrator who made the decision
Any emails sent communicating the decision

Revisions and changes

Revise details

Use this page to make changes to the submission.

If desired, provide a reason for your changes.
You can click the Notify student check box at the bottom of the page to display an email form. Update the email message as needed. (Click Reset to Default to start over customizing your message if necessary.)
Be sure to click Save Changes when finished with your revisions and completing the optional student message.

Revise PDF

You can replace the PDF for this ETD. If you need to create a new PDF, click the convert your manuscript to PDF link.

If desired, provide a reason for your changes.
You can click the Notify student check box at the bottom of the page to display an email form. Update the email message as needed. (Click Reset to Default to start over customizing your message if necessary.)
Be sure to click Save Changes when finished with your revisions and completing the optional student message.

Revise supplemental files

You can replace or add supplementary files (for instance, audio, video and spreadsheets files).

If desired, provide a reason for your changes.
You can click the Notify student check box at the bottom of the page to display an email form. Update the email message as needed. (Click Reset to Default to start over customizing your message if necessary.)
Be sure to click Save Changes when finished with your revisions and completing the optional student message.

Revise publishing options

You can change the publishing options currently selected for this ETD.

If desired, provide a reason for your changes.
Update the email message as needed. (Click Reset to Default to start over customizing your message if necessary.)
Be sure to click Save Changes when finished with your revisions and completing the student message.

View revision history

The View Revisions page has two sections:

PDF Revision History — lists all versions of the ETD's PDF file that have been uploaded, including these details:
- The PDF filename with a link to the file.
- Date the file was uploaded.
- Name of the person who replaced the PDF.
- Reason for the replacement.
- A selection button to pick which PDF to use for the submission. If you select a different PDF on this page, you must notify the student.
  - Click the Notify student check box at the bottom of the page to display an email form. Update the email message as needed. (Click Reset to Default to start over customizing your message if necessary.)
  - Be sure to click Save Changes when finished with your revisions and completing the student message.
Other Revisions — lists any other revisions made to the ETD (and also notes when they were made, who made them, and why they were made).

View history

This table shows everything that's happened with this submission. It includes actions taken by both administrators and students.

How to make a submission revisable

ETD Administrator does not allow students to revise their submission after it has been:

Published
Accepted
Delivered (or pending delivery)
Manually locked by the administrator
or, Withdrawn

However, a student may want to make changes and request that their submission be made revisable.

If a submission has been manually locked by the administrator, or accepted, you can make the submission revisable.

If it has been manually locked by the administrator:

Viewing the student's ETD, go to View ETD details.
On the right-hand side of the screen, there is a blue box with a checkbox labeled Locked.
Deselect the Locked checkbox.

The student will now be able to revise the submission.

If the submission has been accepted:

Viewing the student's ETD, go to Register Decision.
From the Select Decision drop-down menu, select Major Revisions Required or Minor revisions Required.
Click the Register Decision button

The student will now be able to revise the submission.

Delivery to ProQuest

Deliver to ProQuest

After you have accepted the ETD, you can deliver it to ProQuest for publishing. If you prefer to, you can deliver a large group of ETDs simultaneously using ETD batch delivery.

FTP status

Your institution can choose to have ETDs sent and delivered to your library's FTP site at the same time the ETD is sent and delivered to ProQuest. If your institution has requested FTP delivery, you can check the FTP status to see if the thesis has been sent to your FTP site.

Once a submission is delivered to ProQuest, it can take between four and eight weeks to complete the publishing process and become available in PQDT.

Français

ETD : réviser, décider et livrer

Révision d'un ETD
Enregistrement de votre décision
Révisions et modifications
Livraison à ProQuest

Révision d'un ETD

Avec une liste affichée, cliquez sur le titre de l'ETD que vous souhaitez réviser. Une page s'affiche, indiquant les détails de cet ETD, ainsi qu'un menu d'actions et d'options intitulé Gérer cet ETD.

Afficher les détails de l'ETD

Parcourez les détails pour vérifier qu'il n'y a pas d'inexactitudes ou d'autres erreurs.
Cliquez sur le lien Voir ETD pour afficher le PDF de la thèse.
Cliquez sur Réviser les détails dans le menu pour effectuer des modifications aux renseignements des détails.

Affecter un administrateur

Sélectionnez un administrateur pour réviser l'ETD.

Ajouter des notes

Saisissez toute information pouvant être importante pour qui que ce soit, y compris vous-même ou d'autres administrateurs, qui sera visible lors des processus de soumission et d'édition.

Éditer les balises

Créez de nouvelles balises pour cette soumission ou associez-lui des balises existantes. Les balises sont utiles aux administrateurs pour organiser et consulter les ETD.

Enregistrer en fichier XML

Enregistrez une copie des métadonnées de la thèse (nom de l'étudiant, titre, sujets, etc.) dans un fichier XML.

Afficher la liste de vérification

Complétez chaque élément dans la liste de vérification pour assurer que les exigences de votre institution sont satisfaites.

Ajoutez des notes selon les besoins.
Penser à appuyer sur Enregistrer les modifications lorsque vous mettez à jour la liste de vérification.

Enregistrement de votre décision

Enregistrer la décision

Après avoir révisé les détails de l'ETD et complété la liste de vérification, vous pouvez inscrire votre décision quant à la suite des événements. Cliquez sur le lien Enregistrer la décision.

Sélectionnez votre décision parmi les éléments proposés par la liste déroulante.
- Accepter : tout est en ordre et correct. La soumission est prête à être livrée à ProQuest.
- Révisions majeures nécessaires : l'étudiant doit effectuer des modifications majeures à sa soumission. Par exemple, il manque des pages au PDF ou ce dernier inclut une feuille de signature signée.
- Révisions mineures nécessaires : l'étudiant doit effectuer des corrections mineures à sa soumission.
Cliquez sur Confirmer afin de remplir un message courriel par défaut pour la décision que vous choisissez.
Choisissez le(s) destinataire(s) du message.
Éditez le message courriel comme souhaité, en incluant toutes les révisions nécessaires que vous souhaitez que l'étudiant fasse quant à sa soumission. Cliquez sur Réinitialiser sur les paramètres par défaut pour recommencer.
Si nécessaire, cliquez sur Ajouter une pièce jointe pour envoyer un fichier avec votre message.
Cliquez sur Enregistrer la décision pour achever votre décision.

Retirer cette soumission

Retirer supprime définitivement une soumission. Ceci est rarement utilisé par les administrateurs ; toutefois, vous pouvez décider d'utiliser Retirer pour supprimer une soumission apparaissant en double.

Afficher les décisions

Vous pouvez afficher une liste de toutes les décisions prises à propos de cet ETD, y compris ces détails :

date de la prise de chaque décision
décision
administrateur ayant pris la décision
Tout courriel envoyé communiquant la décision

Révisions et modifications

Réviser les détails

Utilisez cette page pour effectuer des modifications à la soumission.

Si vous le souhaitez, ajoutez une raison pour vos modifications.
Vous pouvez cocher la case Informer l'étudiant au bas de la page pour afficher un formulaire courriel. Mettez à jour le message courriel selon les besoins. (Cliquez sur Réinitialiser sur les paramètres par défaut pour recommencer la personnalisation de votre message si nécessaire).
Assurez-vous de cliquer sur Enregistrer les modifications une fois que vous aurez terminé vos révisions et le message éventuel pour l'étudiant.

Réviser PDF

Vous pouvez remplacer le PDF pour cet ETD. Si vous avez besoin de créer un nouveau PDF, cliquez sur le lien pour convertir votre document en PDF.

Si vous le souhaitez, ajoutez une raison pour vos modifications.
Vous pouvez cocher la case Informer l'étudiant au bas de la page pour afficher un formulaire courriel. Mettez à jour le message courriel selon les besoins. (Cliquez sur Réinitialiser sur les paramètres par défaut pour recommencer la personnalisation de votre message si nécessaire).
Assurez-vous de cliquer sur Enregistrer les modifications une fois que vous aurez terminé vos révisions et le message éventuel pour l'étudiant.

Réviser les fichiers supplémentaires

Vous pouvez remplacer ou ajouter des fichiers supplémentaires (par exemple, des fichiers audio, vidéo et des feuilles de calcul).

Si vous le souhaitez, ajoutez une raison pour vos modifications.
Vous pouvez cocher la case Informer l'étudiant au bas de la page pour afficher un formulaire courriel. Mettez à jour le message courriel selon les besoins. (Cliquez sur Réinitialiser sur les paramètres par défaut pour recommencer la personnalisation de votre message si nécessaire).
Assurez-vous de cliquer sur Enregistrer les modifications une fois que vous aurez terminé vos révisions et le message éventuel pour l'étudiant.

Réviser les options d'édition

Vous pouvez modifier les options d'édition actuellement sélectionnées pour cet ETD.

Si vous le souhaitez, ajoutez une raison pour vos modifications.
Mettez à jour le message courriel selon les besoins. (Cliquez sur Réinitialiser sur les paramètres par défaut pour recommencer la personnalisation de votre message si nécessaire).
Assurez-vous de cliquer sur Enregistrer les modifications une fois que vous aurez terminé vos révisions et le message pour l'étudiant.

Afficher l'historique des révisions

La page Afficher révisions présente deux sections :

Historique des révisions PDF : répertorie toutes les versions du fichier PDF de l'ETD qui ont été téléversées, y compris ces détails :
- nom du fichier PDF avec un lien vers le fichier
- date à laquelle le fichier a été téléversé
- personne qui a remplacé le PDF
- motif du remplacement
- Un bouton de sélection pour choisir quel PDF utiliser pour la soumission. Si vous sélectionnez un PDF différent sur cette page, vous devez prévenir l'étudiant.
  - Cochez la case Informer l'étudiant au bas de la page pour afficher un formulaire courriel. Mettez à jour le message courriel selon les besoins. (Cliquez sur Réinitialiser sur les paramètres par défaut pour recommencer la personnalisation de votre message si nécessaire).
  - Assurez-vous de cliquer sur Enregistrer les modifications une fois que vous aurez terminé vos révisions et le message pour l'étudiant.
Autres révisions : répertorie toutes les autres révisions apportées à l'ETD (note également leurs dates d'ajout, qui les a faites, et leur motif).

Afficher l'historique

Ce tableau indique tout ce qui est arrivé à cette soumission. Cela inclut les actions prises à la fois par les administrateurs et par les étudiants.

Comment rendre une soumission révisable

L'outil ne permet pas aux étudiants de réviser leur soumission lorsqu'elle a été :

Éditée
Acceptée
Livrée (ou en attente de livraison)
Manuellement verrouillée par l'administrateur
Retirée

Toutefois, un étudiant peut souhaiter effectuer des modifications et demander à ce que sa soumission soit rendue révisable.

Si une soumission a été manuellement verrouillée par l'administrateur, ou acceptée, vous pouvez rendre la soumission révisable.

Si elle a été manuellement verrouillée par l'administrateur

Affichage de l'ETD de l'étudiant, aller à Afficher les détails de l'ETD.
Sur le côté droit de l'écran, il y a une zone bleue avec une case à cocher intitulée Verrouillée.
Décochez la case Verrouillée.

L'étudiant sera à présent en mesure de réviser la soumission.

Si la soumission a été acceptée

Affichage de l'ETD de l'étudiant, aller à Enregistrer la décision.
À partir du menu déroulant Sélectionner une décision, sélectionnez "Révisions majeures nécessaires" ou "Révisions mineures nécessaires"
Cliquez sur le bouton Enregistrer la décision

L'étudiant sera à présent en mesure de réviser la soumission.

Livraison à ProQuest

Livrer à ProQuest

Une fois que vous avez accepté l'ETD vous pouvez le livrer à ProQuest pour son édition. Si vous préférez, vous pouvez livrer un grand groupe d'ETD simultanément en utilisant la livraison par lot ETD.

État FTP

Votre institution peut décider de faire envoyer les ETD et les livrer sur le site FTP de votre bibliothèque au même moment que l'ETD est envoyé et livré à ProQuest. Si votre institution a demandé la livraison FTP, vous pouvez contrôler l'état du FTP pour voir si la(les) thèse(s) a(ont) été envoyée(s) sur votre site FTP.